Blog

Egyre több téves információ jelenik meg a médiában az elektronikus üzenetkezeléssel kapcsolatosan. Öntsünk végre tiszta vizet a pohárba és nézzük a tényeket!
Nem annyira rossz a helyzet, mint ahogy azt többen állítják, köztük a BIG4 adótanácsadó képviselői.
Így tehát az értékelésem: Vissza az iskolapadba, leülhet, 1-es!
Úgy látszik a tanácsadók sincsenek tisztában a fogalmakkal teljes mértékben és nem rendelkeznek olyan informatikai ismeretekkel, hogy segítségére legyenek az általuk támogatott cégeknek ezen a területen.
Szakértők a múlt héten kritizálták a NAV-os levelezést, ahogy az olvasható volt a 24.hu „Kaotikus a cégkapus levelezés a NAV-val” cikkében.
Nagyra becsülöm Vámosi-Nagy Szabolcs adószakértői munkásságát, de az elektronikus üzenettovábbítás nem számvitel, hanem informatikai terület és teljesen más gondolkodást kíván mindenkitől.
A NAV Informatikát ne tévesszük össze a NISZ Zrt.-vel, aki az üzenetek továbbításáért és az állami Cégkapu és Hivatali tárhely kialakításáért felelős, a tanácsadóknak pedig elsősorban az általuk képviselt cégek érdekében kellene tevékenykedniük, hogy a lehető legjobb megoldást tudják ajánlani, ami megkönnyíti és hatékonnyá teszi a munkájukat.
A jelenlegi helyzetben Magyarország legnagyobb vállalatai közül többen már előbbre járnak, mint maguk a tanácsadók. Ezek a cégek már felismerték, hogy nem csak az állami webes Cégkapu rendszere létezik, hanem az ún. gépi interfész is. Ezen keresztül egy csapásra kezelhetővé válik a tömeges üzenetek feldolgozása.
Ne minden fejlesztést az államtól várjunk, még akkor sem, ha alapvetően a kialakított rendszer elsősorban a kisebb vállalkozások igényeihez illeszkedik. A webes kapcsolódást nem a közép- és nagyvállalatokra szabták, nekik a gépi interfészes kapcsolat a megoldás (amit az állam ingyen biztosít). Ehhez hozzá lehet alakítani saját céges rendszert, vagy létezik rá szolgáltatás a piacon is, amely költségekkel jár.
Gazdálkodó szervezeteknek és könyvelőirodáknak egyaránt hatalmas segítséget nyújt a gépi interfész! Kialakítható szabályrendszer szerint időzíthető, automatikus tömeges letöltés, feltöltés, szortírozás, tárolás, NAV nyugták párosítása automatikusan a hivatali üzenetekhez, mindez a gépi interfészen keresztül, a NAV által küldött metaadatok alapján. Miért használják még a Cégkapu felületet, amikor a gépi interfész elérhető 2018.01.01-től?
„Hogyan kezelhetőek a társasághoz érkező nagy mennyiségű, különböző munkavállalóknak címzett iratok?” – áll a kérdés a 24.hu cikkében. Szerintem a megoldás a gépi interfész használata, hiszen ezen keresztül a tömeges üzenetkezelés is megoldott.
Hol van itt egyáltalán a probléma?
A le- és feltöltés a gépi interfészen keresztül gyors, biztonságos, átlátható és rendszerezett. A kialakított szabályrendszer szerinti továbbítás osztályhoz, ügyintézőhöz, vagy akár könyvelőirodához biztosítja, hogy nem lesz elfelejtett üzenet, vagy elkeveredés miatt lejárt határidő. Már ez a funkció is rengeteg büntetéstől óvta meg a rendszerünket használó cégeket, amelyek közt megtalálhatók Magyarország legnagyobb vállalatai.
"Különböző munkavállalóknak címzett iratok? Mi a különbség a régi papír alapú rendszerhez képest?"
Az a hibás, aki küldi az üzenetet, vagy az a titkárnő vagy alkalmazott, aki átveszi az üzenetet aláírásával? Szerintem sokkal inkább a cég, aki nem alakított ki rendszert az elektronikus üzenetek kezelésére és nem használja fel a piacon fellelhető lehetőségeket, amelyek már most is rendelkezésre állnak. Ne mutogassunk az államra, ha nem áll készen a céges oldal az elektronikus üzenetek kezelésére!
Kik jogosultak a megnyitásra? Nagyon egyszerű erre a válasz.
A gépi interfészen érkező leveleket adószám alapján tökéletesen kezeli a rendszer. A cég a belső szabályai, hierarchia vagy osztályfelelősség alapján alkotott szabályrendszere alapján eldönti, hogy kihez érkezzenek automatikusan az üzenetek, ki a felelős a tartalom kezeléséért. Nem szükséges fenntartani továbbá azt a helytelen gyakorlatot, hogy a cégek kényszerítik az alkalmazottaikat, hogy saját ügyfélkapujukkal lépjenek be a Cégkapuba, és az is elkerülhető, hogy az ügyvezető a saját Cégkapu adatait adja át a könyvelőnek, hogy kezelni tudja a könyvelő a cég elektronikus üzeneteit.
Fluktuáció esetén sincs probléma, mert ha a dolgozó jogosultsága megszűnik, nem láthatja tovább az üzeneteket, ami nem volt megoldható az Ügyfélkapus tárhelyük igénybevételekor. A dolgozó a gépi interfész használatánál nincs a Cégkapuhoz kötve, így nem okoz gondot a ki- és bejelentése a rendszerből, amelyet az adminisztrátor jogosultságú személy könnyen megtehet.
A NAV lehetőséget biztosít, az összes metaadat megadásával, hogy az üzenetek feldolgozása automatizálva legyen!
Az igaz azonban, hogy mind a három résztvevőnek, a hivataloknak, a NISZ-nek és a gazdasági társaságoknak is fejlődniük kell a jövőben, hogy elérjük azt a célt, hogy hatékony automatizált elektronikus üzenetváltások legyenek.
A NISZ is fejleszt időközben. Rövidesen további lehetőséget fog adni arra, hogy a gépi interfészen érkező különböző dokumentumok típusát előre jelezze a rendszer, például az adóellenőrzés tényét, még mielőtt átvettnek minősülne az üzenet és beállna a kézbesítési vélelem. Ez lehetőséget ad a cégeknek a pontos felkészülésre, illetve a könyvelőirodáknak is, akik akár több száz céget is kezelhetnek
Véleményem szerint használni kell a már meglévő eszközöket, megoldásokat és máris egyszerűbb és hatékonyabb lesz az elektronikus üzenetkezelés, ügyintézés.

Üdvözlettel:
Tibor