A digitalizációnak köszönhetően folyamatosan nő a Cégkapu szolgáltatáson keresztül intézhető ügykörök száma. Az elektronikus ügyintézés lehetősége a legtöbb szervezet számára nagy könnyebbség, viszont növekvő kihívás is egyben, hiszen egyre több osztály egyre több dolgozója kell, hogy ugyanazon a felületen keresztül intézze a napi adminisztrációt. Ezért fontos a szervezetre szabott felhasználó- és jogosultságkezelés.
Amikor egy szervezet létrehozza Cégkapuját általában úgy gondolja, hogy a regisztráció során megadott felhasználó, az úgynevezett Cégkapu kapcsolattartó vagy megbízott majd egyedül elboldogul a hivatali levelek kezelésével. Mikrovállalkozások esetében ez általában igaz is, de a nagyobb cégek gyorsan megtapasztalják, hogy érdemes újabb és újabb személyekkel bővíteni a hozzáféréssel rendelkezők körét.
Ilyenkor a legrosszabb, de sajnos általunk is gyakran tapasztalt gyakorlat, hogy a Cégkapu megbízott a saját bejelentkezési adatait megosztva ad hozzáférést több embernek. Tekintve, hogy az állami Cégkapu szolgáltatást az Ügyfélkapun keresztül lehet elérni, ez azt jelenti, hogy ezek az emberek nem csak a céges tárhelyre, de a Cégkapu megbízott személyes ügyintézési felületére és hivatali ügyeire is teljes rálátást kapnak. Szerencsére az Ügyfélkapu+ és a DÁP-os azonosítás bevezetésével a helyzet sokat javult, de a mai napig hallunk olyan rémtörténeteket, amelyekben az ügyvédi iroda vezető ügyvédjének ügyfélkapus adataival fér hozzá a teljes szervezet a Cégkapuhoz!
A fenti gyakorlat amellett, hogy adatvédelmi és információbiztonsági szempontból is rettenetesen veszélyes, még felesleges is. Ugyanis vannak már olyan cégkapukezelő alkalmazások, amelyek áthidalják ezt a problémát, sőt, – ugyan szűkebb funkcionalitással, de – az állami Cégkapu szolgáltatás is lehetőséget biztosít különböző felhasználótípusok és jogosultságok létrehozására.
Az állami szolgáltatás nem teljeskörű, de hasznos funkciókat kínál
2021 óta például már nem csak egy, hanem akár öt cégkapumegbízott rendelhető ugyanahhoz a Cégkapuhoz. Bár az utólagos hozzáadást kizárólag a cég törvényes képviselője tudja megtenni a Cégkapu regisztrációs űrlapok szerkesztésével, a folyamat így is gyorsan elvégezhető. Így párhuzamosan többen is hozzá tudnak férni ugyanahhoz a Cégkapuhoz.
Szintén megoldást jelenthet bizonyos szervezetek számára a Cégkapu ügykezelő szerepkör. Ez a felhasználótípus korlátozott jogkörökkel bír, de az üzenetkezelésben teljes értékűen el tud járni. Ügykezelőt ráadásul a megbízott is létre tud hozni egy egyszerű, Cégkapun belül elvégezhető folyamattal, az újonnan hozzáadott felhasználók pedig szinte azonnal el is kezdhetik az üzenetek feldolgozását.
Az állami szolgáltatás emellett arra is lehetőséget biztosít, hogy az egyes felhasználók esetében szabályozza, hogy az adott személy jogosult-e cégképviseletre, hozzáfér-e az át nem vett üzenetek meghiúsulási igazolásaihoz, illetve a címkézés funkcióval valamelyest az is szabályozható, hogy ki melyik üzenetkategóriákhoz férhet hozzá. Tapasztalatunk szerint viszont sok szervezet számára ez a korlátozott felhasználó- és jogosultságkezelés nem tudja biztosítani a megfelelő működést…
Hogyan teheti strukturálttá és visszakövethetővé a hivatali jogosultságkezelést?
A szakértőinkhez beérkező megkeresések alkalmával gyakran kerül szóba a felhasználó- és jogosultságkezelés. Az érintett szervezetek panaszai általában három problémakörre bonthatók:
- Ügyfélkapun keresztül történő Cégkapu hozzáférés
- Visszakövethetetlen munkafolyamatok
- Strukturált jogosultságkezelés hiánya
Mint korábban írtuk, vannak, akik attól sem riadnak vissza, hogy a saját Ügyfélkapu belépési adataikat másokkal is megosszák. Sok szervezetben viszont ennek éppen az ellenkezőjét tapasztaljuk: a munkatársak kifejezetten idegenkednek attól, hogy a saját Ügyfélkapus vagy DÁP-os hitelesítésüket használják a céges ügyintézéshez. Miért? Azért, mert például a Cégkapun keresztül benyújtott űrlapok többségével ilyenkor a beadást végző munkatárs Ügyfélkapuból kinyerhető, személyes adatai is utaznak az űrlappal!
A hivatal tehát látja, hogy ki adta be az adott űrlapot, viszont a cégek esetében visszatérő probléma, hogy ők maguk nem tudják követni egy üzenet útját, illetve azt, hogy ki vett részt az adott ügy kezelésében. A naplózás hiánya pedig komoly probléma egy olyan szervezetben, ahol többen is hozzáférnek ugyanahhoz a felülethez, hiszen a Cégkapuban jogkövetkezménnyel bíró, határidős hivatali üzenetek vannak. Nem nehéz belátni, egy ilyen működésbe sajnos bele van kódolva az emberi hiba.
A hibázás kockázatát ráadásul tovább növeli, hogy az állami felületen csak címkézett üzenetcsoportonként lehet szabályozni a felhasználói jogosultságokat (korlátozott, illetve nem korlátozott hozzáférés). Arra tehát nincs lehetőség, hogy egy felhasználó esetében az üzenetcsoporton belül megszabjuk, hogy milyen műveleteket hajtson végre. Vagyis aki hozzáfér egy üzenethez, az akadálytalanul átveheti, mozgathatja, letöltheti, sőt, törölheti is azt.
Szerencsére azonban van megoldás azok számára, akiknek fontos a strukturált és visszakövethető jogosultságkezelés: az ECK webalkalmazás. Az e-PostOffice Kft. intelligens cégkapukezelő szolgáltatása amellett, hogy Ügyfélkapu használata nélkül biztosít hozzáférést a hivatali levelekhez, minden státuszváltozást felhasználónévvel és időponttal naplóz. Így Ön nem csak azt tudja visszakövetni, hogy mi történt hivatali leveleivel, hanem azt is, hogy ki és mikor dolgozott az adott üzeneten. Emellett minden felhasználó esetében 12 szerepkörből választhatja ki azt a jogosultságkombinációt, amely a leginkább illik az adott munkatárs szervezetben betöltött szerepéhez.
Amennyiben úgy véli, hogy szervezetének strukturált és visszakövethető jogosultságkezelésre van szüksége, kérjen ingyenes konzultációt az alábbi űrlapon keresztül.
