Cégalapítás esetén az egyik első kihívás, amivel szembesül egy vállalkozás, az a szabályos működési infrastruktúra kialakítása. A kötelező adminisztráció és az állammal való hivatali kapcsolattartás ugyanis nem várja meg, amíg kitesszük a „NYITVA” táblát. Cikkünkben körbejárjuk, hogy hogyan érdemes Cégkaput regisztrálni, illetve, hogy mikor érdemes külső segítséget igénybe venni a cégkapukezeléshez.
Amikor új vállalkozást indít, vagy egy már meglévő cégnek magyarországi telephelyet hoz létre, azzal rengeteg adminisztrációs kötelezettséget vállal magára. Szerencsére a hivatali teendők döntő többsége ma már elektronikusanan elvégezhető, de az ügyintézés így sem egyszerű feladat. Éppen ezért fontos, hogy a cégbírósági bejegyzést követően mihamarabb létrehozza új vállalkozása elektronikus tárhelyét. Ez a folyamat a Cégkapu regisztráció, amely nem csak lehetőség, hanem kötelezettség is egyben.
A magyar állam ugyanis 2018. január 1. óta törvényileg írja elő az elektronikus hivatali kapcsolattartást, és így a Cégkapu szolgáltatás használatát is minden belföldi székhellyel rendelkező gazdálkodó szervezet számára. A cégbírósági bejegyzés után ezért az egyik első és legfontosabb teendő az elektronikus tárhely létrehozása. A kapcsolattartásra szolgáló elérhetőség bejelentésére a jogszabályok legfeljebb 8 napos türelmi időt határoztak meg, így a Cégkapu regisztrációt is a bejegyzést követő 8 napon belül szükséges megtenni.
Ebben a 8 napban – vagy akár már a bejegyzés megkezdése előtt – azonban érdemes mérlegelni egy fontos szempontot: készen áll-e cége a beérkező elektronikus hivatali üzenetek küldésére és fogadására?
Amennyiben elég az állami felület
Amennyiben azt feltételezi, hogy rövid távon sem feladóként sem címzettként nem számít nagy mennyiségű hivatali üzenetre, illetve a Cégkapu napi kezelésében aktívan csak 1-2 személy vesz részt, akkor elkezdheti az állami szolgáltatás igénylését.
A Cégkapu regisztrációt a cég törvényes képviselője, vagy meghatalmazás birtokában annak megbízottja kezdeményezheti a saját Ügyfélkapu+ vagy DÁP fiókjába való belépéssel az alábbi oldalon: https://tarhely.gov.hu/ckp-regisztracio/. A folyamat a megfelelő adatok birtokában egyszerűen elvégezhető, de elakadás esetén a 1818-as telefonszámon és az ekozig@1818.hu email címen is lehet segítséget kérni. A teljes folyamat alig pár percet vesz igénybe, és problémamentes regisztráció esetén szinte azonnal megtörténik a rögzítés a Rendelkezési Nyilvántartásban. Erről a rendszer PDF formátumú visszaigazolást is küld a regisztrációt végző képviselő és a cégkapu megbízott Ügyfélkapu tárhelyére (illetve a regisztráció felületéről is letölthető a dokumentum).
Amennyiben vállalati támogatásra van szüksége
Ha viszont úgy látja, hogy cége várhatóan:
- nagy mennyiségben kezel majd üzeneteket,
- a mindennapi működés során sok űrlapot nyújt be hivatalok felé,
- vagy párhuzamosan akár 5-10 személy is szeretne a Cégkapu tárhelyén dolgozni,
Cégkapu regisztrációra természetesen ebben az esetben is szükség van, hiszen a kommunikáció mindig a Hivatal és az Ön Cégkapuja között történik. Viszont a folyamatot ilyenkor érdemes összehangolni azokkal az adminisztratív kötelezettségekkel, amelyek az állami Cégkapu, a további állami szolgáltatások (pl. KKSZB), illetve a cégkapukezelő alkalmazás használatához elengedhetetlen.
akkor érdemes elgondolkodni egy külső cégkapukezelő webalkalmazás használatán. Egy ilyen szoftver ugyanis segít a levelek átvételében, szétválogatásában és megválaszolásában is, ráadásul párhuzamosan több (akár több száz) munkatárs is használhatja egyszerre, személyre szabott és visszakövethető módon.
Cégkapu regisztrációra természetesen ebben az esetben is szükség van, hiszen a kommunikáció mindig a Hivatal és az Ön Cégkapuja között történik. Viszont a folyamatot ilyenkor érdemes összehangolni azokkal az adminisztratív kötelezettségekkel, amelyek az állami Cégkapu, a további állami szolgáltatások (pl. KKSZB), illetve a cégkapukezelő alkalmazás használatához elengedhetetlen.
Az e-PostOffice Kft. Cégkapu onboarding szolgáltatása éppen ebben nyújt segítséget azok számára, akiknek vállalati támogatásra van szükségük, és a hivatali levelezésük kezelését szeretnék egy olyan hatékony cégkapukezelő alkalmazására bízni, mint az ECK. Szakértőink felmérik az Ön cégének helyzetét és összehangolják a regisztrációs folyamat lépéseit. Végig vezetik Önt az adminisztratív útvesztőkön, személyre szabott tanácsokat adnak, illetve természetesen meg is tanítják Önnek és kollégáinak az ECK cégkapukezelő szolgáltatás helyes használatát.
Ennek köszönhetően Ön alig pár hét alatt lefektetheti a cég szabályos és biztonságos működésének alapjait, hiszen rendben tudhatja a hivatali levelezését, és végre elkezdhet arra koncentrálni, amiért a vállalkozását létrehozta! Amennyiben szeretné előzetesen felmérni, hogy az Ön szervezete igényel-e vállalati támogatást a Cégkapu regisztráció terén, lépjen kapcsolatba szakértőinkkel az alábbi űrlapon keresztül.
