A köznyelvben csak Cégkapuként emlegetett állami szolgáltatás valójában egy tárhely, akárcsak az Ügyfélkapu vagy a Hivatali kapu. De vajon mire jó ez az állam által biztosított postafiók, illetve mik a korlátai? Ebben a cikkben ezeket a tárhely- és üzenetkezeléssel kapcsolatos kérdéseket járjuk körül.
A hivatali kommunikáció esetében az egyik legfontosabb elvárás, hogy bizonyítható módon történjen, hiszen az üzenetekben jogkövetkezménnyel bíró információk utazhatnak. Éppen ezért a hivatalok, hatóságok, bíróságok, kamarák, önkormányzatok és további intézmények nem tehetik meg, hogy email formájában kommunikálnak a gazdálkodó szervezetekkel. Ezért hozta létre az állam a Cégkapu tárhelyet, és ezért tette kötelezővé a használatát 2018-ban. Ennek az elektronikus postaládának a legnagyobb értéke a hitelesség: biztosak lehetünk benne, hogy az üzenet, ami a Cégkapu tárhelyünkre érkezik, az attól a hivataltól érkezett, akit a feladó felirat alatt olvashatunk, ahogy a hivatal is biztos lehet benne, hogy az általa küldött levél megérkezik a címzetthez (és ha esetleg nem is veszik át, jogilag akkor is kézbesítettnek minősül, ez az úgynevezett kézbesítési vélelem).
Fontos azonban, hogy a tárhely – ahogy a neve is mutatja – csak tárolásra szolgál, igaz, ezt rövid és hosszú távon is biztosítja. A tárhelyre érkező üzenetek megőrzési ideje alapértelmezetten 30 nap, függetlenül attól, hogy a küldemény átvételre került-e vagy sem. Az átvett üzenetek esetében viszont lehetőség van azokat – az Ügyfélkapu néven ismert Személyes tárhelyhez hasonlóan – úgynevezett Tartós tárba helyezni. A Tartós tárba helyezett üzenetek esetében nem kell félnünk attól, hogy azok bármikor is törlődnének, egyedül a 300 MB-os adatmennyiség-korlát bizonyulhat egy idő után kevésnek.
Az állami szolgáltatás tárhelykezeléssel és hivatali üzenetek kezelésével kapcsolatos korlátai azonban nem itt kezdődnek. A szervezetek többsége ugyanis nem a Cégkapu tárhelyen tárolja a hivatali leveleit, hiszen azokat átvételkor mindenképpen le kell töltenie a saját eszközére. Ebből adódón a szortírozás, feldolgozás és válaszadás, egyszóval az üzenetkezelés már egy külső eszközön vagy rendszerben történik.
A Cégkapu tárhely tehát sok cég számára csak egy csatorna, amin keresztül a hivatali üzenetek beérkeznek. Az automatizálhatóság nélkül viszont csatornaként nem elég hatékony, és ez talán nagyobb probléma, mint a tárhely- és üzenetkezelési funkciók hiánya.
Hogyan tehető hatékonyabbá a külső rendszernek való üzenetátadás?
Mivel a böngészőből elérhető Cégkapu szolgáltatás nem köthető össze külső rendszerekkel, az állam alternatív csatlakozási módot kínál azoknak a szervezeteknek, amelyek nagy mennyiségben kezelnek hivatali leveleket. Ez az úgynevezett gépi interfész, amely ugyan önmagában csak egy csatlakozási pont, de a megfelelő rendszerrel összekötve lehetőségek tárházát – vagy jelen esetben tárhelyét – nyitja meg.
Éppen ezért használja az e-PostOffice Kft. által fejlesztett ECK cégkapukezelő alkalmazás is ezt a gépi interfész csatlakozási lehetőséget. Az összekötésnek köszönhetően a hivatali levelek így az ECK rendszerben jelennek meg, amely pedig már alkalmas arra, hogy azokat az átvételt követően automatizáltan továbbítsa. Sőt, az ECK akár párhuzamosan több iktató vagy archív rendszerrel is összeköthető, illetve azok számára is megoldást nyújt, akiknek nincs olyan külső alkalmazásuk, amelyben az üzenetkezelést elvégezhetnék…
Teljes körű üzenetkezelés egyetlen felületen
Az egy felületen történő üzenetkezelésnek számos előnye van, nem véletlen, hogy az olyan népszerű email kliensek, mint például a Microsoft Outlook és a Google Mail is ebbe az irányba fejlődtek az elmúlt években. A Cégkapu felületén az üzenetkezelés kimerül a címkézésben és a tartós tárhelyre való áthelyezésben. Egy olyan külső cégkapu kezelő alkalmazásban, mint az ECK, viszont az üzenet- és tárhelykezelés új dimenziói nyílnak meg a szervezetek előtt.
Az ECK-ban az üzenetek nem csak átvehetők, hanem különböző osztályok vagy csapatok számára szortírozhatók, és letöltés nélkül meg is tekinthetők. A szolgáltatás nem tesz különbséget megtartandó és nem megtartandó levelek között, minden üzenetet egységesen 3 évig megőriz, így a felhasználónak nincs szüksége tartós tárra. Az ECK legnagyobb előnye azonban kétségtelenül a felületen belüli válaszadás funkció, amely nem csak a gyors és praktikus válaszadásra ad lehetőséget, hanem a kimenő és bejövő üzeneteket, valamint a technikai üzeneteket is összepárosítja. Így az ECK felhasználóinak a legtöbb esetben egyáltalán nincs szükségük külső rendszerre, amelynek továbbíthatják az üzeneteket, mert mindent el tudnak intézni egyetlen webalkalmazásban.
