Lehet-e hivatali levelet küldeni a Cégkapun keresztül? Vagy muszáj mindig más és más nyomtatványkitöltő szolgáltatást használni, ha egy szervezet elektronikusan szeretne dokumentumot küldeni egy állami vagy önkormányzati szerv számára? A cégek számára elérhető, bizonyító erejű, elektronikus dokumentumküldés lehetőségeit vizsgáló cikkünkben erre a kérdésre keressük a választ.
Magyarországon a Cégkapu 2018-as indulása komoly adminisztrációs könnyítést jelentett a gazdasági szereplőknek és a hivataloknak is, hiszen ezt megelőzően a felek a legtöbb esetben tértivevényesen feladott postai levelekben voltak kénytelek kommunikálni egymással. A tértivevényre a bizonyíthatóság miatt volt szükség, mivel a benyújtások ténye és időpontja a legtöbb hivatali ügyben rendkívüli jelentőséggel bír. Ezért is volt egyértelmű, hogy a 2000-es években már hazánkban is igencsak elterjedt elektronikus kapcsolattartási mód, az email nem lehet alternatívája a korábbi postai kommunikációnak.
Az email ugyanis leginkább a hagyományos postai levélnek felel meg, amely esetében sem a feladás, sem az átvétel megtörténte, sőt még az átvétel dátuma sem kerül bizonyíthatóan rögzítésre. A hivatali kommunikációban ez a fajta bizonytalanság megengedhetetlen, hiszen vitás esetekben a feleknek igazolniuk kell a kommunikáció tényét és időbeliségét. Ezért volt tehát szükség a Cégkapu szolgáltatásra, illetve számos Cégkapus hitelesítéssel igénybe vehető elektronikus ügyintézési rendszerre, amelyeken keresztül bizonyíthatóvá válik a dokumentumküldés folyamata.
Ma egy átlagos cégkapun keresztül történő dokumentumküldés egy szervezetben úgy néz ki, hogy a hivatal küld egy levelet a cég Cégkapu tárhelyére. Az ügyintéző átveszi, iktatja, majd az érintett terület reagál az abban foglaltakra. Ezt minden valószínűség szerint egy állami űrlapkitöltő felületen keresztül fogja megtenni, és a szervezet Cégkapujával fogja hitelesíteni a benyújtást. A beadás, majd az átvétel tényéről is bizonyíték készül, amelyek igazolás formájában szintén a Cégkapuba érkeznek.
Jól látható tehát, hogy a hivatali kommunikáció nem egyoldalú folyamat. A cégeket ugyanis számtalan bejelentkezési, beszámolási és bevallási kötelezettség terheli, és akkor még a szektorspecifikus adminisztrációról nem is beszéltünk.
A probléma csak az, hogy a különböző hivatalok különböző űrlapbenyújtó felületekkel dolgoznak: a Nemzeti Adó és Vámhivatal (NAV) ÁNYK és ONYA nyomtatványokat vár, de az Országos Bírói Hivatal (OBH) például iFormot . Sok önkormányzat e-Papíron címezhető, de az Országos Rendőr-főkapitányság (ORFK) például inNOVA nyomtatványt használ.
Bár a felsoroltak közül több szolgáltatás is idősebb, mint maga a Cégkapu, ennek ellenére csak a kivezetésre váró ÁNYK üzenetcsomag küldését integrálták a tárhely felületébe. Ez azt jelenti, hogy feladóként csak az ÁNYK nyomtatványkitöltővel előre összekészített, .kr kiterjesztésű tömörített fájlok elküldése lehetséges. Természetesen más nyomtatványokat is van lehetőség elektronikusan beadni, de ahhoz az adott űrlapkitöltő felületet kell használnunk. Ilyenkor a Cégkapu szolgáltatás a beadás hitelesítésének céljával kerül be a folyamatba: a szervezet megbízottja vagy ügykezelője a cég nevében nyújtja be az adott nyomtatványt.
A címzettnek mindegy, de mi a helyzet a feladóval?
Mi a különbség a Cégkapu felületén és a Cégkapus hitelesítéssel beadott üzenetek között? Nos, a címzett hivatal oldalán szinte semmi, de a cég szempontjából nem mindegy, hogy miként történik a Cégkapun keresztül történő dokumentumküldés.
Egyrészről, kevesen tudják, de az űrlapkitöltő felületen történő beadás esetén a beadást végző, Ügyfélkapujával a céghez rendelt megbízott vagy ügykezelő 4T adatai (név, születési hely és idő, anyja neve) is „utaznak” az űrlappal, nem csak a benyújtó szervezet adatai. Ez tán apróságnak tűnik, de sok szervezetben kifejezetten idegenkednek tőle az ügyintézők, hogy például egy bírósági ügyben az iForm az ő adataikkal kerüljön beadásra, amikor ők csak adminisztrátorként vesznek részt a folyamatban. Szintén problémát jelent, hogy például az OBH iForm nyomtatványok esetében az állami szolgáltatásban nincs lehetőség sablonok létrehozására és a piszkozatok mentésére sem. Egy nyomtatvány kitöltéséhez így minden információra és erőforrásra akkor van szükség, amikor a beadás történik, ami a 21. században irreális munkaszervezési elvárás.
Ennél is komolyabb probléma azonban, hogy a sok felület rengeteg plusz adminisztrációt jelent, hiszen folyamatosan más és más szolgáltatásokból kell iktatni a különböző dokumentumokat. A hivatali megkeresését a Cégkapuból, a beadott űrlapot és mellékleteit az éppen érintett nyomtatványkitöltő felületről (minden szolgáltatásban másképpen), majd a visszaigazolásokat ismét a Cégkapuból. Ez egy hatékonyságra törekedő szervezetben egyszerűen nem járható út.
Ennek ellenére a piacon elérhető cégkapukezelő megoldások közül egyedül az ECK az, amely foglalkozik a kimenő üzenetek kérdéskörével. Nem véletlen, hogy a legtöbb nagy bank, követeléskezelő, közüzemi szolgáltató és egyéb nagyvállalat is az ECK szolgáltatás mellett tette le a voksát. Ezek a szervezetek ugyanis nem csak a céges adminisztráció részeként, hanem piaci tevékenységük egyik legfontosabb eszközeként használják a hivatalokkal való kommunikációt és az állami Cégkaput, mint csatornát. Számukra óriási könnyebbséget jelent, hogy egyetlen felületen tudják kezelni a teljes kimenő levélforgalmat, naprakész űrlapokkal dolgozhatnak, sablonizálható módon, a nyomtatványokat bármikor elmenthetik piszkozatként és átadhatják egy másik kollégának vagy akár területnek. Magyarán az ECK esetében a dokumentumküldés alkalmazkodik a felhasználói igényekhez, és nem az egész szervezet a dokumentumküldés szabályaihoz.
