A nagy szervezetek hogyan érik el, hogy az elektronikusan érkező hivatali levelek ne keveredjenek el? Az állami Cégkapu összeköthető iktató vagy dokumentumkezelő rendszerrel? És ha igen, érdemes őket közvetlenül összekapcsolni? A hivatalos levelek iktatási és dokumentumkezelési lehetőségeit vizsgáló cikkünkben ezekre a kérdésekre válaszolunk.
A Cégkapu a vállalkozások hivatalos elektronikus kapcsolattartási csatornája: ezen keresztül érkezhetnek hatósági megkeresések, végzések, felszólítások, értesítések, igazolások és egyéb hivatalos dokumentumok. A gazdálkodó szervezeteknek biztosítaniuk kell a hivatalos elérhetőségen történő dokumentumfogadást és - küldést, ezért a Cégkapu kezelése nem pusztán adminisztratív feladat, hanem a szabályos ügyintézés fontos része. Amikor egy
Néhány beérkező üzenet esetében a kézi feldolgozás még működőképes lehet, nagyobb dokumentumforgalomnál azonban gyorsan kockázatossá válik. Ha több munkatárs kezeli ugyanazt a tárhelyet, könnyen előfordulhat, hogy egy dokumentumot nem vesznek át időben, teljesen figyelmen kívül hagynak, rossz címzetthez továbbítanak, többször iktatnak, vagy nem kapcsolnak össze egy korábbi ügyirattal. Ezért használnak a nagy szervezetek, illetve az akár a kisebb, de szabályozott vagy auditált módon működő vállalkozások is automatizált iktató, dokumentumkezelő és/vagy cégkapukezelő rendszereket, amelyek támogatják a szervezeten belüli feldolgozást, nyomon követést és megőrzést.
Iktatás, dokumentumkezelés, cégkapukezelés. Mi a különbség?
Az iktatás a dokumentum hivatalos nyilvántartásba vétele és egyedi azonosítóval való ellátása. Az iktatási folyamat során rögzíthető többek között a dokumentum feladója, tárgya, beérkezési időpontja, iktatószáma, felelőse, határideje és az ügyhöz kapcsolódó előzménye.
Az iktatás célja nem egyszerűen az, hogy egy dokumentum bekerüljön egy adatbázisba. Egy jól működő iratkezelési folyamatban az is követhető, hogy az irat mikor érkezett, ki vette át, kihez került, milyen intézkedés történt vele, és mikor zárult le az ügy. Az elektronikus iktatókönyvnek ezért az ügyintézés hiteles dokumentumaként kell szolgálnia, amelyből az irat útja is visszakövethető.
Még többet adhat egy szervezetnek egy dokumentumkezelő rendszer, hiszen így a Cégkapuról eltöltött üzenetet nem elszigetelt levélként, hanem egy üzleti vagy hivatali folyamat részeként lehet kezelni. Az üzenethez hozzárendelhetők a csatolmányok, a kézbesítési igazolások, az előzményiratok, az ügyintézési feladatok és a kapcsolódó válaszok is.
Végül a cégkapukezelésről is essen szó, ami a dokumentumkezelés egy speciális formája. Amennyiben egy szervezet hatékonyabb megoldást keres az állami Cégkapun keresztül érkező hivatali üzenetek kezelésére , választhat olyan alkalmazást, amely az iktatás előtt lehetőséget biztosít a beérkező hivatali üzenetek tömeges átvételére, automatikus szortírozására és a belső szabályzatoknak megfelelő feldolgozására. Sőt, ugyanazon a felületen a válaszadásra is van lehetőség, vagyis a felhasználónak a hivatali levelek feladása során sem kell több különböző állami felületet (ÁNYK, e-Papír, iForm, inNOVA) használnia.
Hogyan iktathatóak a hivatalos üzenetek?
Kézi feldolgozás
A legelterjedtebb megoldás az, amikor a munkatárs belép a Cégkapuba, letölti a dokumentumot és feltölti az iktatórendszerbe. Ez kis üzenetforgalomnál megfelelő lehet, de nagy mennyiségnél sok manuális munkát, hibalehetőséget és késedelmet okozhat.
Azonnali továbbítás gépi interfésszel
Nagyobb dokumentumforgalomnál az iktató- vagy dokumentumkezelő rendszer gépi interfészen keresztül kapcsolódhat az állami Cégkapuhoz. Az üzenetek, mellékletek és metaadatok automatikusan átadhatók, majd szabályok alapján elindítható az iktatás és a workflow.
Intelligens feldolgozás majd iktatás
A gépi interfész kapcsolatnak ebben a modellben is kiemelt jelentősége van, hiszen a hivatali üzenetek kezelése ennek köszönhetően nem az állami Cégkapuban, hanem egy külső rendszerben, az ECK cégkapukezelő alkalmazásban kezdődik. Az azonnali továbbításhoz képest viszont eltérés, hogy itt előbb megtörténik az átvétel, igény szerint a manuális ellenőrzés vagy az automatikus szortírozás, és az üzenet pedig csak ezután kerül át az iktató rendszerbe. Ez a megoldás különösen előnyös az olyan szigorúan ellenőrzött környezetben (pl. bankok, biztosítók, követeléskezelők, ügyvédi irodák), ahol fontos az automatizálás, de a vállalat minden küldeménynél emberi kontrollt szeretne.
Az iktatás és dokumentumkezelés tehát nem kényelmi kérdés, hanem egy olyan kockázatcsökkentő és hatékonyságnövelő eszköz, amelyre minden nagyvállalatnak, illetve kisebb, de szabályozott vagy auditált szervezetnek szüksége van. A kérdés csak az, hogy például az Ön szervezete számára melyik megközelítés hordozza a legtöbb üzleti előnyt? Lépjen velünk kapcsolatba, és szakértői kollégáink segítenek felmérni cége teljes üzenetkezelési gyakorlatát, valamint megtalálni a profiljához leginkább illő dokumentumkezelési megoldást!
